Ultimas noticias sobre el sistema de facturación TicketBai y ayudas a tener en cuenta para adaptarse al mismo

En este artículo vamos a tratar de ponerte al día sobre el estado en que se encuentra el sistema TicketBai, que como sabrás, está previsto que en 2022 sea obligatoria su llevanza por parte de las personas empresarias y empresas de Álava, Gipuzkoa y Bizkaia (para los que también entra en vigor Batuz).

La implantación de TicketBAI requerirá el uso de programas de facturación adaptados para la generación de ficheros con toda la información tributaria contenida en la factura, antes de que ésta sea expedida.  Este fichero será remitido de forma automática a la Hacienda Foral al tiempo de expedirse la factura.  Adicionalmente la factura, impresa o en soporte electrónico, en poder del adquirente del bien o servicio contendrá un código único y un código QR, mediante el cual podrá comprobarse que la factura está correctamente emitida.

Video explicativo del sistema TicketBai (Gipuzkoa)
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Por ello, a partir de la entrada en vigor del sistema TicketBAI, todas las personas y entidades que expidan facturas deberán utilizar dispositivos tales como terminales punto de venta (TPV), ordenadores personales, máquinas de vending avanzadas, balanzas avanzadas, tabletas, teléfonos móviles y demás dispositivos que deberán implementar las especificaciones técnicas y funcionales definidas en la normativa reguladora de este sistema.

Antes de nada, ¿desde cuando es obligatorio tener implantado el sistema TicketBai?

Aunque TicketBai es un proyecto común de las tres Haciendas Forales vascas, su calendario de implantación y obligatoriedad es algo diferente a fecha de hoy, aunque en la medida en que se acerque 2022 no se descarta que se produzca algún cambio. Hay que recordar que ya se produjo una prórroga para 2021 por el COVID y es posible que finalmente vuelva a haber algún tipo de retraso, si no general, si que pueda afectar a diferentes sectores de actividad. Lo que se sabe hoy es lo siguiente:

 > Bizkaia

En Bizkaia lo previsto es que a partir del 1 de enero de 2022 (salvo que se establezcan excepciones sobre lo avanzado) TicketBai será obligatorio para todas las personas jurídicas y para las personas físicas y entidades sin personalidad jurídica que realicen actividades económicas, con independencia del tamaño o del volumen de operaciones, siempre que estén sujetos a normativa foral en el Impuesto sobre la Renta de las Personas físicas, en el Impuesto de Sociedades o en el Impuesto sobre la Renta de no Residentes para el caso de establecimientos permanentes.

 > Gipuzkoa

El calendario de implantación obligatoria del sistema TicketBAI va a ser progresivo desde el 1 de enero de 2022. En esa fecha tendrán la obligación de cumplir el sistema TicketBAI los profesionales de la gestión tributaria establecidos en el artículo 9 de la Orden Foral 582/2014. A partir de dicha fecha y con una periodicidad aproximadamente trimestral se extenderá a nuevos sectores atendiendo a los diferentes epígrafes del IAE. El calendario de implantación está aprobado en la Disposición Transitoria Primera del Decreto Foral 32/2020, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se desarrolla la obligación TicketBAI. (BOG 23-12-2020).

 > Álava

De momento lo único que se ha avanzado es que su implantación en el Territorio Histórico de Álava se hará de forma gradual, a lo largo de 2022.

¿Qué es el sistema Ticket BAI?

Ticket BAI es un proyecto desarrollado conjuntamente por las Haciendas Forales vascas cuyo objetivo es establecer unas obligaciones legales y técnicas comunes para la emisión de facturas y tickets (facturas simplificadas) por parte de las empresas y autónomos contribuyentes que permitan llevar a cabo un control de sus ventas e ingresos.

Así, aunque se intensificará el control de las ventas cuyos cobros se realizan en mayor medida en efectivo, Ticket Bai será de obligado cumplimiento para todas las empresas. Es decir, no importa si eres un autónomo o tienes una sociedad, si tienes un bar, una peluquería, un comercio, te dedicas a la fontanería, …, todos los contribuyentes que ejerzan una actividad económica, sin excepción (pendiente de que la normativa final recoja posibles excepciones), deberán acogerse a este sistema cada vez que facturen.

Concretamente, las personas empresarias y empresas que emitan tickets o facturas deberán de tener certificado el dispositivo desde el que vayan a emitir el ticket o factura (ordenadores, cajas registradoras, TPVs, etc.), así utilizar un software que cumpla con las características que permitan realizar las acciones requeridas, que son:

  • Inclusión de un código QR y TBAI en la factura o ticket
  • Elaboración y envío de un fichero con la información de la factura y una huella que identifique el dispositivo, programa y usuario

El funcionamiento será:

  • Generación de un fichero único por cada factura.
  • Envío del fichero a Hacienda en los plazos y de la forma que se determine.
  • Incluir un código en cada factura que se denomina TBAI y un código QR que contemple toda la información necesaria.

Como consecuencia de lo anterior, el software de facturación que utiliza cada empresa deberá cumplir los requisitos del sistema Ticket BAI.

¿Cómo funciona Ticket BAI?

Lo primero de todo es que, desde la entrada en vigor de Ticket Bai, todos los contribuyentes que ejerzan actividades económicas deberán disponer de un dispositivo (ordenadores, cajas registradoras, TPVs, balanzas que expidan facturas…) capaz de emitir facturas con este nuevo sistema.

El sistema generará un fichero único identificativo de cada factura, el cual deberá enviarse a la Hacienda correspondiente en los plazos estipulados y bajo la normativa de cada Administración. Es decir, que ahora, una vez que se genere la factura, la misma quedará registrada en el sistema Ticket Bai y Hacienda y el propio cliente tendrán constancia de si la misma se declara posteriormente o no.

Así, la factura incluirá un código identificativo denominado TBAI y un código QR que recogerá toda la información pertinente. Esto implica que el software utilizado para la generación de facturas deberá estar, obligatoriamente, adaptado al sistema Ticket BAI y deberá estar aprobado por las Haciendas Forales.

En este enlace puedes acceder a los softwares que actualmente están aprobados

Alava

Bizkaia

Gipuzkoa

¿Cómo deberá ser el software que se utilice para emitir facturas?

El sistema Ticket BAI conlleva una serie de requisitos técnicos obligatorios para la emisión de facturas, por lo cual se hace necesario el uso de un software de facturación que esté adaptado a la normativa correspondiente y a los requisitos técnicos establecidos.

Básicamente lo que Ticket BAI hace es un encadenamiento de las facturas, que asimismo se firman electrónicamente (es decir, que el dispositivo desde el que se emitan las facturas deberá tener instalado un certificado de dispositivo y tener la capacidad de firmar electrónicamente con el mismo), lo que impide la manipulación o borrado de las mismas. Ello va a asegurar la autenticidad, integridad, trazabilidad e inviolabilidad de los registros informáticos, en definitiva que no se puedan manipular o borrar las facturas una vez emitidas.

Además, el programa generará la factura con todos los datos necesarios e incluirá dos nuevos campos, que simplemente serán la representación de los datos de la factura en otro formato, a saber: un código identificativo Ticket BAI y un código QR que deberán formar parte, obligatoriamente, de la factura/ticket que se entregue al destinatario. Estos datos deberán remitirse a Hacienda en las condiciones y plazos estipulados por cada Administración.

Por lo tanto, los contribuyentes obligados deberán contar con un software de facturación adaptado a esta normativa y que permita la generación y envío de los ficheros correspondientes.

¿Va a facilitar Hacienda el cumplimiento de esta obligación? ¿Va a desarrollar alguna aplicación?

Las tres Haciendas Forales van a desarrollar una sencilla y básica aplicación, que se alojará en sus respectivas páginas web, con la que los obligados tributarios podrán generar sus facturas (hasta ciertos límites), cumpliendo todos los requisitos, las podrán imprimir en papel o remitir a sus clientes en formato electrónico.

Esta aplicación probablemente no resuelva las necesidades de todos los obligados tributarios, particularmente si las necesidades de la actividad y mercado requieren la emisión sistemática y recurrente de facturas.

¿Qué tipo de certificado electrónico tengo que tener para firmar las facturas?

Para la firma de los ficheros TicketBAI los certificados a utilizar deben ser los siguientes:

  • Certificados cualificados de persona física.
  • Certificados cualificados de sello electrónico.
  • Certificados de dispositivo. Proporciona una identidad única para cada dispositivo, estando instalado y vinculado al dispositivo desde el que se emiten facturas.
  • Certificado de autónomo: certificado no cualificado, emitido para personas físicas que declaran actividades económicas como autónomos y cuya función es garantizar el NIF del solicitante de dicho certificado.

Cada uno presenta ventajas y desventajas de uso. Puedes saber más de ellos en este enlace.

¿La implantación implica algún coste?

Sí, la implantación puede implicar algún coste. El coste puede variar dependiendo de la situación previa del dispositivo tecnológico del contribuyente y de la conectividad a internet.

Las primeras estimaciones señalan que el coste será más bajo para quienes solo necesiten una adaptación a su programa de facturación. Para quienes a esta fecha no dispongan de un equipo informático y tan solo dispongan de cajas registradoras que no puedan ser susceptibles de adaptación, el coste será mayor, y deberán elegir en el mercado la solución que se adapte a las necesidades de su negocio.

No obstante, tal y como comentábamos antes, cada Hacienda ha desarrollado o va a desarrollar un software gratuito para cumplir con este requisito, aunque poder presentar algunas limitaciones que no los hacen adecuados para algunos tipos de actividades. Por ejemplo, la aplicación HAZ TU FACTURA de la Diputación de Bizkaia solo permite emitir facturas completas, pero no facturas simplificadas o tickets, lo que no permite su uso en negocios donde ese formato sea el habitual como la hostelería o el comercio. Lo mismo ocurre con Fakturabai, de la Diputación de Gipuzkoa, que no está pensada para aquellos contribuyentes que emiten un gran volumen de facturas diarias, aunque no esté limitado su uso.

¿Puedo acceder a alguna ayuda por los costes en que tenga que incurrir?

De entrada, conviene distinguir entre deducciones en el pago del impuesto sobre la renta de las personas físicas o de sociedades y ayudas directas para hacer frente a las inversiones necesarias

Por un lado, para disminuir el impacto económico de este nuevo sistema, en las normativas forales se contemplan deducciones y beneficios fiscales que incentiven las inversiones que se deban realizar, aunque con limitaciones de plazos y cantidades según el territorio.

Así, de modo general, se ha incorporado la deducción TicketBai, la cual permite reducir la cuota del IRPF o del IS de los contribuyentes obligados a implantar el sistema TicketBAI en un 30% de las inversiones y gastos que lleven a cabo relacionados con esa implantación (equipos, software, etc.). No obstante, la inversión o el gasto debe llevarse a cabo antes de que resulte obligatorio el cumplimiento de la obligación TicketBAI al contribuyente, de acuerdo con el calendario de implantación y la base de la deducción está limitada a un máximo de 5.000 euros o el 1% de la cifra de facturación de 2019.

BENEFICIOS FISCALES PARA BIZKAIA

La Diputación Foral de Bizkaia ha establecido una serie de beneficios fiscales de carácter transitorio en los impuestos que afectan a empresas y autónomos. Así, los contribuyentes del IRPF, del Impuesto de Sociedades (IS) y del Impuesto sobre la Renta de No Residentes (IRNR) tendrán una deducción del 30% sobre los gastos que suponga la adaptación a Ticket Bai, como son:
  • Los gastos derivados de la adaptación del software.
  • La compra de un nuevo software.
  • La compra de dispositivos que soporten el software, como ordenadores, tablets, cajas registradores, TPVs, etc.
Esta ventaja fiscal se aplica a todos los casos de adopción voluntaria al Proyecto Batuz. La deducción en Bizkaia estará vigente para los gastos incurridos hasta el 31 de diciembre de 2021.

BENEFICIOS FISCALES PARA GIPUZKOA Y ARABA

Las empresas que tributen en estos territorios y que implanten Ticket BAI en periodo voluntario van a disfrutar de ventajas fiscales muy similares a las establecidas en Bizkaia. Concretamente, también gozan de incentivos temporales con deducciones en la cuota del 60% para Gipuzkoa (con límite de 5.000 euros) y del 30% para Araba en el IS, en el IRPF y en el IRNR sobre los gastos de adaptación al ticket BAI antes mencionados.
Estas deducciones serán aplicables hasta que el sector al que corresponda cada contribuyente haya entrado a trabajar obligatoriamente, ya que la implantación se realizará de forma gradual por sectores hasta 2023.

Por otro lado, diferentes programas de ayudas han empezado a incorporar entre sus líneas subvencionables la inversión en este tipo de conceptos. Ejemplo de ello es el Programa de Modernización de Establecimientos Comerciales MEC 2021 (que este año, además de comercios incluye a peluquerías y centros de estética entre sus beneficiarios) que en su línea de ayudas a la Incorporación de nuevas tecnologías hace referencia expresa a la implantación del software de facturación para el sistema TicketBai, además de subvencionar los equipos informáticos, balanzas, TPV, cajas registradoras, etc. o el Programa de Ayudas a la transformación digital de las pequeñas empresas de comercio y hostelería, del Ayuntamiento de Vitoria-Gasteiz.

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