¿Haces las facturas correctamente?

Una factura es un documento de carácter mercantil que recoge la información relativa a una transacción o compra venta de bienes o servicios.

Desde el punto de vista respecto de cómo debe realizarse, lo primero que hay que saber es que la normativa aplicable es:

  • El correspondiente Reglamento de Facturación que tiene cada Hacienda Foral o Agencia Tributaria y que, conforme a la misma, los autónomos y las pymes deben emitir facturas por los trabajos realizados o productos comercializados. Asimismo, hay que conservar copia de aquellas.

 ¿Qué información debe contener una factura?

Cada factura debe incluir todos y cada uno de los siguientes datos:

Número de la factura y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Pueden existir series separadas en los siguientes casos: varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza o facturas rectificativas.

La fecha de su expedición.

Identificación de los intervinientes: nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

Número de identificación fiscal del emisor de la factura.

Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

Descripción de las operaciones: deben consignarse todos los datos que se necesiten para determinar la base imponible del impuesto, como el precio, la cantidad y el producto o servicio.

El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención en el IRPF igualmente si es que procede, como ocurre con los profesionales.

La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

El importe total a pagar.

La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

¿Cuándo hay que emitir una factura?

En cuanto a la obligación de expedir factura o no, hay varias situaciones a considerar.

  • Por norma general, siempre habrá que expedirla cuando el destinatario sea una empresa o profesional y actúe como tal.

También habrá que expedirla cuando el cliente exija la factura.

No obstante, hay supuestos en los que no es necesario emitir factura. Dichas excepciones afectan mayoritariamente a las operaciones realizadas con particulares:

  • Las operaciones exentas de IVA.
  • Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia.
  • Las realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
  • Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

¿Cuál es el plazo para enviar una factura?

Las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos en el momento de realizarse la operación.

No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, deberán expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir de dicho momento.

  • En todo caso, las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente.
  • A aquél en el que se haya producido el devengo del impuesto correspondiente a la citada operación.

La factura simplificada ¿Qué es y cuándo se puede emitir?

Este tipo de factura a diferencia de la ordinaria:

  • No contiene los datos del receptor, a menos que éste lo solicite para tener la posibilidad de deducir el gasto y el IVA.
  • Adicionalmente, el importe del IVA no se muestra desglosado, solo se indica el porcentaje con la frase “IVA incluido”.

Desde la entrada en vigor de la normativa de facturación actualmente vigente: 

  • La factura simplificada sustituyó al ticket, el cual se admitía hasta ese momento en operaciones de hasta 3.000 euros IVA incluido en actividades como la venta al por menor, la hostelería o el transporte de personas (taxis) entre otras.

La factura simplificada puede emitirse, a elección del emisor, cuando:

  • El importe del trabajo a facturar no exceda de 400 euros, IVA incluido
  • Cuando deba expedirse una factura rectificativa
  • Cuando su importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido, en determinadas actividades, como:
  • Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados.
  • Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
  • Transportes de personas y sus equipajes.
  • Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
  • Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
  • Servicios de peluquería e institutos de belleza.
  • Utilización de instalaciones deportivas.
  • Servicios de tintorería y lavandería.

Otros tipos de factura: la factura rectificativa y la factura recapitulativa

La factura rectificativa se usa cuando hay que hacer la corrección de una factura anterior.

  • Debe ser expedida en el momento que se tenga constancia de los motivos que dan lugar a su expedición, y siempre que no hayan pasado más de cuatro años desde que se emitió la factura que se va a rectificar.
  • La factura recapitulativa permite incluir en una sola factura, varias operaciones dirigidas a un mismo destinatario y que estén comprendidas en distintas fechas, pero en un mismo mes natural.
  • Cuando el destinatario de la operación es empresario o profesional que actúe como tal, la expedición deberá realizarse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

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