¿Qué es Ticket Bai? Nueva obligación a la hora de emitir las facturas

[ACTUALIZADO A 26.03.2020: se aplaza un año la entrada en vigor de TicketBai]

Si eres autónomo o tienes una empresa en Bizkaia, Álava o Gipuzkoa, seguramente ya habrás oído hablar sobre el sistema Ticket BAI que será de adopción obligatoria por parte de las personas empresarias y empresas a partir de enero de 2021.

Este sistema se enmarca dentro de las medidas de prevención del fraude fiscal por parte de aquellas empresas y actividades de venta de bienes o servicios al cliente final y que cobran buena parte de sus ingresos en efectivo, aunque serán de aplicación obligatoria por todo tipo de empresarios y empresas que ejerzan actividades económicas y estén obligadas a emitir facturas o tickets (facturas simplificadas).

¿Qué es el sistema Ticket BAI?

Ticket BAI es un proyecto desarrollado conjuntamente por las Haciendas Forales vascas y Gobierno Vasco cuyo objetivo es establecer unas obligaciones legales y técnicas comunes para la emisión de facturas y tickets por parte de las empresas y autónomos contribuyentes que permitan llevar a cabo un control de sus ventas e ingresos.

Así, aunque se intensificará el control de las ventas cuyos cobros se realizan en mayor medida en efectivo, Ticket Bai será de obligado cumplimiento para todas las empresas. Es decir, no importa si eres un autónomo o tienes una sociedad, si tienes un bar, una peluquería, un comercio, te dedicas a la fontanería, …, todos los contribuyentes que ejerzan una actividad económica, sin excepción (pendiente de que la normativa final recoja posibles excepciones), deberán acogerse a este sistema cada vez que facturen.

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Concretamente, las personas empresarias y empresas que emitan tickets o facturas deberán de tener certificado el dispositivo desde el que vayan a emitir el ticket o factura (ordenadores, cajas registradoras, TPVs, etc.), así utilizar un software que cumpla con las características que permitan realizar las acciones requeridas, que son:

  • Inclusión de un código QR y TBAI en la factura o ticket
  • Elaboración y envío de un fichero con la información de la factura y una huella que identifique el dispositivo, programa y usuario

El funcionamiento será:

  • Generación de un fichero único por cada factura.
  • Envío del fichero a Hacienda en los plazos y de la forma que se determine.
  • Incluir un código en cada factura que se denomina TBAI y un código QR que contemple toda la información necesaria.

Como consecuencia de lo anterior, el software de facturación que utiliza cada empresa deberá adaptarse a los requisitos del sistema Ticket BAI.

¿Cómo funciona Ticket BAI?

Lo primero de todo es que, desde la entrada en vigor de Ticket Bai, todos los contribuyentes que ejerzan actividades económicas deberán disponer de un dispositivo (ordenadores, cajas registradoras, TPVs, balanzas que expidan facturas…) capaz de emitir facturas con este nuevo sistema.

El sistema generará un fichero único identificativo de cada factura, el cual deberá enviarse a la Hacienda correspondiente en los plazos estipulados y bajo la normativa de cada Administración. Es decir, que ahora, una vez que se genere la factura, la misma quedará registrada en el sistema Ticket Bai y Hacienda y el propio cliente tendrán constancia de si la misma se declara posteriormente o no.

Así, la factura incluirá un código identificativo denominado TBAI y un código QR que recogerá toda la información pertinente. Esto implica que el software utilizado para la generación de facturas deberá estar, obligatoriamente, adaptado al sistema Ticket BAI y deberá estar aprobado por las Haciendas Forales.

¿Cuáles son los plazos de implantación de Ticket BAI?

Durante 2018 y 2019 las Administraciones vascas se dedicaron a elaborar las especificaciones técnicas que configuran el sistema de control Ticket BAI y a realizar las pruebas para garantizar su correcto funcionamiento, para empezar a ponerlo en marcha en 2020.

No obstante, la fecha definitiva de implantación de Ticket Bai varía en función del territorio histórico, siendo Bizkaia quien lleva el proceso más adelantado. Su Hacienda publicará presumiblemente en mayo la normativa que recoge esta operativa. Sin embargo, en Gipuzkoa y en Alava todavía quedan algunos aspectos por clarificar a fecha de redacción de este artículo.

Bizkaia

Se ha fijado el 1 de enero de 2021 como fecha de implantación obligatoria para todas las empresas. No obstante, aquellas empresas que lo deseen podrán empezar a implantar el sistema, de forma voluntaria, a partir del 1 de julio de 2020.
De manera complementaria, Bizkaia va a poner en marcha el llamado BATUZ, que conlleva que el libro registro de operaciones económicas de las personas físicas (modelo 140) se lleve, no en el domicilio (el ordenador y el programa BILA) del contribuyente, como se hacía hasta ahora, sino en sede electrónica (es decir, registrando las operaciones en una página de la propia Hacienda)
La idea prevista es que no se obligará al envío inmediato de las facturas una vez se emitan, sino que las empresas podrán presentarlas trimestralmente a Hacienda a través de dicha sede electrónica.
A su vez, las personas jurídicas (sociedades limitadas, cooperativas, etc.) también tendrán la obligación de confeccionar el libro registro de operaciones económicas (modelo 240) cuya llevanza será también en sede electrónica.

Gipuzkoa

La puesta en marcha de TicketBai en Gipuzkoa se ha fijado para enero de 2021, fecha en la que se comenzará con un pequeño grupo de 1.000 empresas, dedicadas al asesoramiento contable y fiscal. Se irá aumentando el número de empresas acogidas al sistema de forma escalonada en función del sector, de modo que, para finales de 2022, el total de las empresas de Gipuzkoa (unas 54.000) estén funcionando con un programa de facturación adaptado a Ticket BAI.
Ya se puede consultar el calendario de implantación de TicketBai publicado por la Hacienda de Gipuzkoa. En él se indican las distintas fechas de implantación para los contribuyentes en función de la actividad económica que desarrollen.
Además, Gipuzkoa ha optado por un envío automático de la información, de modo que, cada vez que se cree una factura con su correspondiente código QR, Hacienda recibirá los datos de forma inmediata. Ello conllevará que debe tenerse acceso a internet.

Álava

Álava ha optado también por una implantación gradual de TicketBAI, que comenzará en abril de 2021 con el sector de los asesores fiscales al igual que en Gipuzkoa. El siguiente paso será el 1 de julio de 2021, fecha de implantación obligatoria para actividades como el derecho, la ingeniería, la arquitectura, servicios sanitarios, hostelería y farmacia, entre otras. La fecha final de implantación, en la que todas las empresas deberán facturar conforme a la nueva normativa Ticket BAI, será enero de 2022.
También opta por el envío en tiempo real de la información de las facturas.

¿Cómo deberá ser el software que se utilice para emitir facturas?

El sistema Ticket BAI conlleva una serie de requisitos técnicos obligatorios para la emisión de facturas, por lo cual se hace necesario el uso de un software de facturación que esté adaptado a la normativa correspondiente y a los requisitos técnicos establecidos.

Básicamente lo que Ticket BAI hace es un encadenamiento de las facturas, que asimismo se firman electrónicamente (es decir, que el dispositivo desde el que se emitan las facturas deberá tener instalado un certificado de dispositivo y tener la capacidad de firmar electrónicamente con el mismo), lo que impide la manipulación o borrado de las mismas. Ello va a asegurar la autenticidad, integridad, trazabilidad e inviolabilidad de los registros informáticos, en definitiva que no se puedan manipular o borrar las facturas una vez emitidas.

Además, el programa generará la factura con todos los datos necesarios e incluirá dos nuevos campos, que simplemente serán la representación de los datos de la factura en otro formato, a saber: un código identificativo Ticket BAI y un código QR que deberán formar parte, obligatoriamente, de la factura/ticket que se entregue al destinatario. Estos datos deberán remitirse a Hacienda en las condiciones y plazos estipulados por cada Administración.

Por lo tanto, los contribuyentes obligados deberán contar con un software de facturación adaptado a esta normativa y que permita la generación y envío de los ficheros correspondientes.

¿Va a facilitar Hacienda el cumplimiento de esta obligación? ¿Va a desarrollar alguna aplicación?

Las tres Haciendas Forales van a desarrollar una sencilla y básica aplicación, que se alojará en sus respectivas páginas web, con la que los obligados tributarios podrán generar sus facturas (hasta ciertos límites), cumpliendo todos los requisitos, las podrán imprimir en papel o remitir a sus clientes en formato electrónico.

¿La implantación implica algún coste?

Sí, la implantación puede implicar algún coste. El coste puede variar dependiendo de la situación previa del dispositivo tecnológico del o de la contribuyente y de la posible requerida conectividad a internet.

Las primeras estimaciones señalan que el coste será más bajo para quienes solo necesiten una adaptación a su programa de facturación. Para quienes a esta fecha no dispongan de un equipo informático y tan solo dispongan de cajas registradoras que no puedan ser susceptibles de adaptación, el coste será mayor, y deberán elegir en el mercado la solución que se adapte a las necesidades de su negocio.

Para ayudar en la implantación, en la normativa se van a contemplar deducciones y beneficios fiscales que incentiven las inversiones que se deban realizar, aunque con limitaciones de plazos según el territorio.

Sanciones por incumplimiento de la correcta llevanza de Ticket Bai

La normativa foral establecerá las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones señaladas anteriormente. Según el Anteproyecto de la Hacienda de Bizkaia, incumplir la llevanza del software TicketBAI será sancionado con un 20% de la cifra de negocio con un mínimo de 20.000 euros. Si el contribuyente sancionado volviera a cometer la misma infracción la sanción será del 30% de su cifra de negocio, con un mínimo de 40.000 euros.

Destruir, borrar o manipular el software y archivos informáticos acarrea una sanción del 20% de la cifra de negocio con un mínimo de 40.000 euros. La reincidencia supondrá una sanción del 30% y un mínimo de 80.000 euros. Así mismo se contemplan sanciones para empresas desarrolladoras de software dirigido a cometer fraude, que soportarán la misma sanción que las empresas que lo utilicen.

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