Limitación de los pagos en efectivo: dudas más habituales

Con la aprobación en 2012 de la Ley de Prevención y Lucha contra el Fraude Fiscal:

  • Se prohibió el pago en efectivo de cantidades superiores a 2.500 euros, una medida que afecta tanto a autónomos como a empresas y particulares.

No obstante, esta norma sólo afecta a aquellas operaciones en las que alguna de las partes interviene como empresario o profesional, por lo que los pagos en efectivo en las operaciones entre particulares o en entidades financieras son legales.

  • De esta forma, los ingresos en efectivo en cuentas bancarias pueden superar esos 2.500 euros.

Recientemente, el Ministerio de Hacienda ha planteado modificar ese límite, rebajando de 2.500 a 1.000 euros el límite máximo para los pagos en efectivo hechos por profesionales, estando pendiente de aprobación la normativa que regularía la rebaja de ese límite.

¿Qué se considera pago en efectivo?

  • Los billetes y monedas nacionales o extranjeros.
  • Los cheques bancarios al portador.
  • Cualquier otro medio físico, incluidos los electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago al portador (entre los que estarían las monedas virtuales como el “bitcoin”).

¿Qué ocurre si se incumple el límite?

El cobrar o pagar en efectivo por encima de ese límite actual de los 2.500 euros conlleva sanciones. La prohibición es independiente de si se entrega o no factura, y su incumplimiento se sanciona con una multa del 25% del importe abonado, lo que implica que el importe mínimo de la sanción es de 625 euros. Esta sanción tiene carácter solidario, de manera que responderá de ella tanto el pagador como el receptor del dinero y Hacienda podrá exigírsela tanto a uno como al otro.

Los intervinientes en estas operaciones, en las que participe un empresario o profesional, deben conservar los justificantes de pago durante cinco años para acreditar ante la Agencia Tributaria que el cobro o pago se haya realizado a través de alguno de los medios distintos al efectivo.

Para perseguir el incumplimiento, la Agencia Tributaria cuenta con un procedimiento de denuncia de pagos en efectivo a través de la cual una de las partes puede poner en conocimiento ante Hacienda del pago ilegal.  Además, si la denuncia se realiza dentro de los tres meses siguientes al pago el denunciante está exento de responsabilidad en la infracción que corresponda.

Pagos a plazos, fraccionamientos, compras acumuladas mayores de 2.500 euros y otras dudas habituales

Desde su entrada en vigor han surgido algunas dudas sobre cómo debe aplicarse la Ley a situaciones bastante habituales en la actividad empresarial. Así, el tema de los pagos parciales, el ir acumulando compras a un mismo proveedor que superen en conjunto los 2.500 euros o la delimitación del importe de cada operación ha generado numerosas dudas y consultas efectuadas a las administraciones tributarias para esta normativa:

  • Fraccionamiento del pago

Uno de los puntos más importantes es si es posible pagar una parte en efectivo y otra a través de transferencia bancaria para eludir el límite. Es decir, si para una operación realizada entre un empresario y un particular con un valor de 3.000 euros podrían entregarse 2.000 euros en efectivo sin infringir la ley. La respuesta es no, ya que, en este caso, no podría abonarse ninguna cantidad en efectivo. Si el importe de la operación supera los 2.500 euros, el pago de una parte en efectivo supondría el incumplimiento de la prohibición. Además, la base de la sanción sería la cuantía pagada en efectivo y no el total del importe.

  • Varias facturas por una operación única que requiere varias sesiones de trabajo

Sí se aplica la limitación si las facturas suman los 2.500 euros o más. El fraccionar la facturación de una operación única porque se trate de varias sesiones de trabajo o de varias entregas de mercancía, como por ejemplo la operación de un dentista a su paciente que requiere varias intervenciones, la de un abogado por un mismo asunto con varias fases, etc…, no impide la limitación y por tanto debe sumarse cada factura para ver si el conjunto suma los 2.500 euros o más. Igualmente, si existe un pedido que se suministra parcialmente en varias fechas, debe considerarse la suma de cada entrega parcial, es decir el total del pedido.

  • Presupuesto inferior a 2.500 euros que después se supera

En este caso, sí se encuentra limitado y debe realizarse el pago en medio distinto al efectivo.

En el caso de que se hiciera un pago parcial mientras el presupuesto se estimaba inferior, esto no conlleva sanción. Pero desde el momento que se conoce que el presupuesto se ha incrementado siendo igual o superior a 2.500 euros, el resto de los pagos deben realizarse por otro medio distinto del efectivo.

  • Compras a plazos

En los pagos a plazos, como puede ser la compra de un automóvil, se tendrá en cuenta el importe total formado por la suma de todos los plazos y no cada uno de manera individual. Lo mismo ocurriría con las operaciones abonadas de manera fraccionada.

  • Varias operaciones en un mismo día

En el caso de que un cliente llegue a su tienda y realice una compra que no supera los 2.500 euros y posteriormente vuelve ese mismo día para realizar una segunda compra de tal forma que ambas cifran 2.500 euros o más, no está limitado el pago en efectivo si los bienes no se encuentran relacionados.

Sin embargo, si existe relación entre los bienes que ha adquirido, debe aplicarse la limitación. Únicamente puede evitar la sanción si puede demostrar que no ha podido detectar esta conducta de su cliente, como puede ser el caso de los grandes almacenes, supermercados, etc…

  • Compras periódicas que acaban superando el límite

En lo que respecta a las denominadas operaciones de tracto sucesivo, como ocurre con los contratos de suministro o los de arrendamiento, no deben sumarse todas las facturas del año ni de la vigencia del contrato de suministro. La cuantía a tener en cuenta para aplicar o no la limitación se obtiene en función de la facturación y cobro de estas operaciones individualizadas.

Por tanto, en las operaciones de tracto sucesivo cuya cuota sea inferior a los 2.500 euros no será de aplicación la limitación de pagos en efectivo, aunque la suma total de las cuotas abonadas durante el año o durante la duración del contrato fuera superior.

  • Factura por recapitulativa por un total de 2.500 euros o superior que incluye varias entregas de mercancía y/o distintos trabajos realizados durante el mes

La normativa de facturación establece la posibilidad de emitir una factura recapitulativa, en la que se incluyan distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, siempre que las mismas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.

En este caso, habría que considerar el límite de 2.500 euros para cada una de las operaciones individuales, de forma que solo existiría obligación de pagarlas por medios distintos del efectivo aquellas operaciones que superasen individualmente los 2.500 euros. Es decir, que, si en su conjunto superan los 2.500 euros pero individualmente no lo hacen, no se aplicaría la limitación de los 2.500 euros y podría pagarse la totalidad de la factura en efectivo.

Las partes intervinientes en la operación deberían poder justificar el carácter distinto e independiente de las operaciones a efectos de acreditar que la factura recapitulativa no estaba sujeta a las limitaciones a los pagos en efectivo.

  • Una factura por los servicios y otra por los materiales

Cuando se contrate un servicio que además requiera materiales, el hecho de dividir la factura en dos (una por el servicio y otra por los materiales que aporta el profesional) no impide la aplicación de la limitación del pago en efectivo y por tanto sí se aplica a la suma de ambas facturas. Esto se debe a que hay que entender que lo que se contrata es el resultado de un trabajo que forma una única prestación económica.

 

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