Así afecta el Registro de Jornada a autónomos y pymes: 10 claves prácticas

La obligación por parte de las empresas de tener un registro del horario que realizan sus trabajadores ha entrado en vigor.

Esta norma fue aprobada el pasado mes de marzo y dado que el Gobierno dio dos meses de margen a las empresas para organizarse, desde el pasado 12 de mayo del 2019 el control de jornada es de obligado cumplimiento para todas ellas.

En este artículo te explicamos los 10 aspectos principales de esta nueva obligación. Y si quieres, te puedes descargar la guía explicativa publicada por el Ministerio de Trabajo.

 

1. ¿Cómo afecta el registro obligatorio de jornada a los autónomos?

Lo primero que hay que aclarar es que la normativa del registro de jornada no afecta directamente a todos los trabajadores autónomos, ya que este solo está pensado para el registro de las jornadas de los asalariados.

Es por ello que los autónomos o socios trabajadores de cooperativas no deben guardar registro alguno de las horas que realizan.

Sin embargo, aquellos trabajadores autónomos que tengan trabajadores contratados sí deben llevar a cabo un control de jornada, pero no de ellos, sino de sus asalariados. En este sentido, el trabajador autónomo actúa como un empresario y asume las responsabilidades propias de esté.

Por lo tanto, afecta a todos las personas empresarias y empresas que tengan asalariados, sin excepciones por sector, tamaño de la plantilla ni otros motivos ya que el Gobierno no las ha especificado.

2. ¿Qué es el registro obligatorio de jornada de trabajo?

El registro obligatorio de jornada implica que las empresas están obligadas a llevar un control efectivo y real del número de horas que trabajan sus empleados.

Este mecanismo debe registrar la hora de entrada y la hora de salida de cada uno de los trabajadores y debe ser negociado, en la medida de lo posible, con la representación legal de los trabajadores, pero en el caso de autónomos y pequeñas empresas -donde no existe dicha representación- la normativa no exime al empresario de ponerlo en marcha el registro de jornada ni de consultar a la plantilla.

Los datos deben almacenarse durante un periodo de cuatro años y únicamente pueden tener acceso a ellos los responsables autorizados de la empresa y el propio trabajador.

3. ¿Cuál es el objetivo del registro?

Fundamentalmente, medir la duración de las jornadas y documentar tanto las horas extraordinarias (para cobrarlas) como los descansos, que no pueden ser inferiores a doce horas entre el final de una jornada y el inicio de la siguiente, de acuerdo a los mínimos que marca el Estatuto de los Trabajadores, quien también marca los mínimos de descanso semanal, entre otros.

4. ¿Quién debe garantizar el registro diario de la jornada laboral?

Que el registro de jornada se lleve adecuadamente es responsabilidad última de la empresa, no de los trabajadores. Este debe ser “fehaciente”, es decir, debe corresponderse con las horas de trabajo reales efectuadas por el trabajador, así como no modificable a posteriori.

5. ¿Cómo hay que llevar ese registro?

La normativa no especifica el mecanismo ni medio concreto (manual, mecánico, digital) mediante el cual la empresa tiene que habilitar el registro de jornada. Lo que sí determina es que debe incorporar el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.

Con todo, y salvo que esté claramente identificado, es conveniente igualmente que sea objeto de llevanza todo aquello que forme parte de la misma, en especial lo relativo a pausas diarias obligatorias legal o convencionalmente previstas, o voluntarias, para permitir eludir la presunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y finalización de jornada registrada constituye tiempo de trabajo efectivo.

En relación con los trabajadores desplazados fuera del centro habitual de trabajo, con o sin pernocta, el registro diario de jornada no altera la aplicación de las reglas estatutarias generales, debiéndose registrar el tiempo de trabajo efectivo.

Por ello, este registro no incluirá intervalos de puesta a disposición de la empresa, sin perjuicio de su compensación mediante dietas o suplidos.

Sin embargo, es conveniente en estos casos que el registro, a efectos de prueba de la separación entre ambos elementos temporales, deje constancia expresa de su cómputo, siendo adecuada la declaración documentada del trabajador, al margen de la capacidad de control y ejercicio de poderes directivos por parte de la empresa para verificar la realidad de esa manifestación.

6. ¿Nos pueden sancionar por no tener un registro horario?

Dada la obligatoriedad de disponer de registro de jornada laboral, no disponer del mismo para realizar dicho control es sancionable por la Inspección de Trabajo.

La multa por no disponer de un registro de la jornada de los empleados oscila entre los 626 euros y los 6.250 eurospor empresa. En caso de reincidencia, la cuantía puede aumentar. No obstante, en los primeros meses de aplicación, el Ministerio de Trabajo ha anunciado que no sancionará si las empresas demuestran que están avanzando en la implantación.

7. ¿Qué ocurre con los empleados con jornadas laborales irregulares?

La llevanza del registro horario es obligatoria para cualquier trabajador, independientemente de que tengan jornadas repetitivas, como para aquellos con horarios irregulares, como pueden ser los comerciales.

No obstante, la normativa trata de ser consciente de la diversidad de funciones y trabajos dentro del mercado laboral y reconoce que el control horario debe efectuarse “sin perjuicio de la flexibilidad horaria”. Por lo tanto, la empresa y los trabajadores deberán acordar algún mecanismo que permita reflejar las horas realizadas por un trabajador con jornada atípica.

En este sentido, dado que cabe variabilidad de la jornada diaria de trabajo (jornadas diarias superiores compensadas con otras inferiores, por ejemplo), cuyo cómputo a efectos de determinación del tiempo de trabajo realmente realizado por el trabajador requiere períodos o secuencias temporales superiores al día, el registro diario de jornada, exigible en todo caso, deberá tener en cuenta esa excepcionalidad.

Así, si la flexibilidad horaria exige el cumplimiento de una determinada jornada mensual, libremente distribuida por el trabajador, el hecho de que un registro horario diario compute excesos de jornada no se interpretará como trabajo extraordinario o por encima del pactado si, analizados los registros de los restantes días del mes, queda acreditado el cumplimiento de la jornada mensual ordinaria.

8. ¿Y si se trabaja desde casa?

La situación del teletrabajo es similar a la de un empleado con horarios cambiantes, por lo que los asalariados que trabajen desde casa deben también registrar su horario.

Dado que no existe un tiempo de entrada y otro de salida del centro de trabajo, el empresario deberá acordar con sus empleados que trabajen desde su domicilio un mecanismo para controlar cuántas horas trabajan y a qué hora empiezan y a qué hora acaban.

9. ¿Y si en mi empresa hay trabajadores cedidos por una ETT o subcontratados?

En el caso de las personas cedidas por una ETT, dado que es la empresa usuaria quien dirige y controla la actividad laboral de los trabajadores puestos a disposición durante el tiempo en que presten servicios en su ámbito, es la empresa usuaria la obligada al cumplimiento del deber del registro diaria de jornada.

En cuanto a la subcontratación, dado que el control de la actividad permanece en la empresa subcontratista, será esta la responsable del cumplimiento de todas las obligaciones laborales, incluidas las relativas al registro diario de jornada.

10. ¿El registro de jornada diaria me sirve para sustituir la obligación que ya existía de registrar las horas extraordinarias?

La normativa mantiene que, a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente.

Por tanto, el registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias son obligaciones legales independientes y compatibles. Sin embargo, el registro de jornada diaria puede utilizarse también para el cumplimiento de la obligación de registro de las horas extraordinarias, cumpliendo el resto de preceptos que marca la ley.

En todo caso, desde Consulting Pro te ayudamos a analizar tu situación concreta. Llámanos al 900 100 240 o envíanos tu consulta a través de la web, utilizando el formulario de contacto.

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