Un empleado está de baja: ¿qué tengo que hacer y qué me supone a nivel económico?

La baja por enfermedad o accidente de un empleado es una situación que suele darse en todas las empresas o empresarios con trabajadores a su cargo. Se denomina Incapacidad Temporal (IT) a la situación que impide trabajar por un tiempo, como consecuencia de una enfermedad común, accidente no laboral, enfermedad profesional o accidente laboral.

La IT por baja médica es una situación limitada en el tiempo durante un máximo de 1 año, prorrogable expresamente por el INSS por otros 6 meses más, es decir, una vez agotado el plazo máximo del año será el INSS el que decida si prorroga esa situación por más tiempo.

A qué da derecho y tipos de prestación

Durante el tiempo que el trabajador se encuentra de baja por IT, el contrato de trabajo se suspende, y el trabajador tiene derecho a una prestación económica o subsidio.

Así, a la hora de hablar del subsidio por dicha incapacidad, hay que distinguir dos situaciones en función de la causa que ha motivado la baja: si se debe a enfermedad común o accidente no laboral se habla de contingencias comunes y si la causa es por enfermedad profesional o accidente laboral se habla de contingencias profesionales.  Cada situación se trata de forma distinta, como veremos posteriormente.

La prestación se inicia desde el momento de la baja médica. En los casos de accidente de trabajo y enfermedad profesional se produce desde el día siguiente a la baja médica.

Requisitos para tener derecho a la prestación

Para tener derecho al subsidio, el trabajador debe cumplir las siguientes condiciones:

  • Estar afiliado a la Seguridad Social y en alta o asimilado al alta
  • Si la IT deriva de enfermedad común, debe tener cotizados 180 días en los 5 años anteriores
  • Si la IT deriva de accidente, sea o no de trabajo, o enfermedad profesional no es necesario periodo previo de cotización.

¿Quién paga la baja?. Cuantía

  1. En caso de enfermedad común o accidente no laboral

El subsidio por IT se calcula a partir de la base reguladora diaria, la cual se calcula dividiendo la base de cotización del trabajador del mes anterior a la fecha de inicio de la IT, por el número de días a que dicha cotización se refiere.

Para calcular la cuantía concreta del subsidio diario, hay que tener en cuenta cuatro tramos

  • 3 primeros días: no corresponde subsidio, lo que supone que son a cargo del trabajador.
  • del 4º al 15º día: corresponde un subsidio a cargo de la empresa o empresario empleador por la cuantía del 60% de la base reguladora.
  • del 16º y hasta el 20º: corresponde un subsidio a cargo de la entidad gestora (nuestra Mutua o empresa colaboradora) también del 60% de la base reguladora
  • a partir del 21º: el subsidio se eleva al 75% de la base reguladora, siendo este subsidio también a cargo de la entidad gestora (nuestra Mutua o empresa colaboradora).

Por Convenio Colectivo o acuerdo, este subsidio puede complementarse a cargo de la empresa empleadora hasta un determinado porcentaje del salario que el trabajador percibe cuando está en activo.  Por ello es necesario revisar en el convenio colectivo y/o en el contrato si existe dicho complemento y los requisitos y condiciones para su cobro.

Un ejemplo

Si un trabajador gana 1.000€ brutos al mes y tiene 14 pagas. Cae enfermo el día 1 de mes y permanece de baja durante todo ese mes ¿cuánto cobra y cuál es el coste para la empresa, si el convenio no establece ningún complemento a contingencias comunes?

La base de cotización del trabajador es de 1.166,67€ (1.000€ + 166,67 por las pagas extras). La base reguladora diaria es de 38,89€ como resultado de dividir su base de cotización entre 30 días cotizados.

  • el día 1 se considera trabajado así que por ese día corresponde 1.000 /30 = 33,33€
  • del día 2 al 4: 0€
  • del 5 al 16: 60% de 38,89€ x 12 días = 280€
  • del 17 al 21: 60% de 38,89€ x 5 días = 116,67€
  • del 22 al 30: 75% de 38,89€ x 9 días = 262,51€

= Total: un bruto de 692,51€

El empresario abonará al trabajador el importe bruto de 692,51€, es decir a ese importe le tiene que descontar el % de IRPF y las cotizaciones a cargo del trabajador, pero el importe de 116,67€ y de 262,51€, es decir 379,18€ se le devuelven en los seguros sociales que presente de dicho mes.

Por lo tanto, al empresario le supone un coste por la parte que tiene que asumir del salario del trabajador de baja por importe de 280€, al que tiene que sumar el coste de seguridad social a cargo de la empresa, correspondiente a ese trabajador.

  1. En caso de enfermedad profesional o accidente laboral

Tal y como se ha comentado, para tener derecho a este subsidio, no se requiere un período mínimo de cotización (lo que sí ocurre en la enfermedad común o accidente no laboral).

La cuantía del subsidio diario es el resultado de aplicar el 75% a la base reguladora diaria desde el día siguiente al accidente. Este subsidio corre a cargo de la entidad gestora, mutua o empresa colaboradora. El día del accidente, se considera trabajado, por lo que la empresa lo abona íntegramente.

En este caso, la base reguladora diaria se calcula cogiendo la base de cotización del mes anterior y dividiéndola por los días cotizados en dicho mes, como en el caso de la enfermedad común o accidente no laboral, pero en este caso debe incluirse, si existe, la base de cotización por horas extraordinarias.

Igualmente, se debe revisar el Convenio Colectivo o los acuerdos reseñados en el contrato laboral, por si se ha establecido el derecho a percibir un complemento de dicho subsidio con cargo a la empresa.

En caso de trabajadores con contrato a tiempo parcial

En el caso de que el trabajador se encuentre contratado a tiempo parcial, la base reguladora diaria se debe calcular dividiendo la suma de las bases de cotización de los tres meses inmediatamente anteriores a la fecha de la baja entre el número de días efectivamente trabajados y, por tanto, cotizados en dicho período.

El subsidio se genera solamente en los días en que el trabajador hubiese estado obligado a prestar servicios efectivos en la empresa, si no estuviera de baja.

Para cumplir con el requisito de los 180 días cotizados en los últimos cinco años, que requiere la baja por enfermedad común o accidente no laboral, se deben computar éstos en función de las horas cotizadas realizando su equivalencia en días cotizados. O lo que es lo mismo elevar los 180 días en la misma proporción en que se ha reducido la jornada respecto a la jornada completa. Por ejemplo, si se trata de un trabajador que realiza el 75% de la jornada desde hace cinco años, deberá cumplir además de con los 180 días, con 45 días más (resultado del 25% de 180 días).

¿Quién debe realizar el pago del subsidio al trabajador de baja?

La empresa es la obligada a efectuar la totalidad del pago del subsidio, en régimen de delegación y posteriormente ésta recupera la parte que corresponde a la entidad gestora mediante las liquidaciones de seguros sociales.

Excepcionalmente, las empresas pueden trasladar la obligación del pago directo al INSS o mutua correspondiente, siempre que reúnan los siguientes requisitos:

  • emplear menos de 10 trabajadores;
  • llevar más de 6 meses pagando a alguno de sus trabajadores una prestación económica por IT
  • comunicarlo con una antelación mínima de 15 días para tener efecto al comienzo de un mes natural.

¿Y si la baja ocurre durante el periodo de vacaciones del trabajador?

Si la baja se produce en el periodo de disfrute de vacaciones, éstas se interrumpen, de acuerdo a la interpretación que la ley hace de esta circunstancia. Una vez finalizada la baja por Incapacidad IT, las vacaciones se reanudan por los días pendientes de disfrutar.

Asimismo, hay que tener en cuenta que, durante el periodo de baja, se siguen devengando días de vacaciones.

Obligaciones de la empresa durante la situación de IT

  • Pagar la prestación.
  • Cotizar hasta el día 545 (365 + 180)
  • Retención a efectos del IRPF
  • Reservar el puesto de trabajo
  • Remitir en 5 días los partes médicos al INSS o Mutua

Obligaciones del trabajador durante la IT

  • Presentar el parte de baja en 3 días a la empresa y en 24 horas si es alta
  • Someterse al tratamiento médico.
  • No trabajar por cuenta propia o ajena durante la IT ni actuar fraudulentamente durante este periodo
  • Presentarse a los reconocimientos médicos

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