Hoja de ruta para pequeñas y medianas empresas que deban cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), conocido también como “Reglamento Europeo de Protección de Datos”, entró en vigor en mayo de 2016. No obstante, su aplicación efectiva comenzó el 25 de mayo de 2018.

Desde dicha fecha el RGPD es de obligado cumplimiento para todas las empresas, independientemente de su tamaño y del sector en el que actúen.

La Agencia española de protección de datos, autoridad de control del cumplimiento del RGPD, consciente de las dificultades que pueda tener esta nueva normativa para muchos autónomos y micropymes, ha desarrollado una herramienta gratuita para que estas empresas tengan la posibilidad de adaptar su actividad a los nuevos requerimientos del RGPD.

La herramienta en cuestión denominada FACILITA RGPD, está dirigida a todas aquellas empresas y organizaciones que tratan datos personales de escaso riesgo para los derechos y libertades de las personas (datos identificativos de clientes, de empleados y de proveedores).

Por el contrario, esta herramienta no podrá utilizarse para tratamientos de datos que impliquen un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas, como sería el caso de aquellas empresas que tratan datos de salud o realicen tratamientos masivos de datos. Entre otras: hospitales, centros de salud, residencias de tercera edad, empresas de videovigilancia a gran escala, compañías que utilizan aplicaciones que recopilan datos de geolocalización, datos biométricos o genéticos de una persona.

El funcionamiento de la herramienta FACILITA consiste en un test que incluye una serie de preguntas sencillas que se deben ir respondiendo. Al finalizar el cuestionario, nos pedirá los datos de nuestra empresa y nos generará una serie de documentos adaptados a nuestra compañía.

Entre los documentos que se generan a través de la utilización de la herramienta FACILITA están las cláusulas informativas que deben incluirse en los formularios de recogida de datos personales; las cláusulas contractuales que deben anexarse en los contratos con los encargados de tratamiento (por ejemplo, la asesoría que trata datos por nuestra cuenta de nuestros clientes, proveedores y/o de nuestros empleados, o la empresa informática que nos hace el mantenimiento informático de los ordenadores y servidores).

Además, el programa nos generará un anexo con las medidas mínimas de seguridad a aplicar, a fin de proteger adecuadamente la información personal que tratamos en nuestro negocio.

En el siguiente enlace puede accederse a la herramienta FACILITA: https://www.aepd.es/herramientas/facilita.html

 

Por último, recomendamos antes empezar a utilizar la herramienta en cuestión, tener a mano los datos o los contratos de nuestros proveedores, a fin de poder incluir sus referencias y disponer rápidamente de la documentación que nos generará la aplicación.

 

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